Política de Tratamiento de Datos Personales

9.1. Finalidades y tratamiento de se dará a los datos.

En el desarrollo de su actividad empresarial y en el marco de las relaciones que mantiene con los titulares de datos personales, ANALYTICS ALPHA GROUP S.A.S. realiza el tratamiento de información personal de manera organizada, legítima y conforme a los principios que rigen la protección de datos personales.

La definición clara de las finalidades del tratamiento constituye un elemento esencial para garantizar la transparencia, la legalidad y el respeto por los derechos de los titulares, en la medida en que permite identificar de forma precisa los propósitos para los cuales se recopilan y utilizan los datos personales, así como los límites dentro de los cuales dicho tratamiento puede desarrollarse.

Las finalidades del tratamiento se enuncian a continuación y, en cada caso serán informadas oportunamente a los titulares, aplicándose únicamente dentro del marco autorizado por estos, por la normativa vigente y por la presente política de tratamiento de datos personales, sin que los datos sean utilizados para fines distintos o incompatibles con aquellos que dieron lugar a su recolección. Las finalidades para el tratamiento de datos personales serán las que se enuncian a continuación:

1. Finalidades generales y transversales:

   • Dar cumplimiento a las obligaciones legales, contractuales y regulatorias aplicables a la actividad de la compañía.
   • Gestionar y mantener la relación con los titulares de los datos, cualquiera sea su calidad (clientes, usuarios, proveedores, aliados, empleados, contratistas u otros terceros).
   • Verificar la identidad del titular y la veracidad de la información suministrada.
   • Administrar, operar, controlar y mejorar los procesos internos de la compañía.
   • Atender solicitudes, consultas, quejas, reclamos y ejercer los derechos de los titulares.
   • Garantizar la seguridad, integridad y adecuada administración de la información.

2. Finalidades relacionadas con clientes y usuarios:

   • Gestionar el proceso de vinculación, registro, autenticación y administración de cuentas de clientes y usuarios.
   • Permitir el acceso, uso y administración de las soluciones tecnológicas, plataformas y aplicaciones desarrolladas o licenciadas por la compañía bajo modalidad SaaS.
   • Ejecutar, administrar y controlar la prestación de los servicios contratados.
   • Gestionar la facturación, cobro, pagos, renovaciones, suspensiones y demás aspectos económicos derivados de la relación contractual.
   • Brindar soporte técnico, funcional y operativo, así como atención al cliente.
   • Realizar seguimiento al uso de las plataformas con fines operativos, de seguridad, estadísticos y de mejora del servicio.
   • Comunicar información relevante relacionada con el servicio, actualizaciones, cambios operativos, alertas técnicas y novedades funcionales.

3. Finalidades asociadas al desarrollo y operación de soluciones tecnológicas:

   • Permitir el funcionamiento, mantenimiento, monitoreo, mejora y evolución de los sistemas, aplicaciones y plataformas tecnológicas.
   • Realizar pruebas técnicas, validaciones, ajustes, actualizaciones y procesos de aseguramiento de calidad.
   • Analizar información de uso con fines estadísticos, de desempeño, estabilidad y optimización de las soluciones tecnológicas.
   • Implementar controles de seguridad de la información, prevención de fraudes, accesos no autorizados y riesgos tecnológicos.

4. Finalidades relacionadas con proveedores y aliados:

   • Gestionar procesos de selección, vinculación, evaluación y administración de proveedores, contratistas y aliados estratégicos.
   • Verificar el cumplimiento de requisitos legales, contractuales y operativos.
   • Ejecutar pagos, gestionar facturación y dar cumplimiento a obligaciones contables, tributarias y administrativas.
   • Coordinar la prestación de servicios, entrega de productos y ejecución de obligaciones contractuales.

5. Finalidades laborales y de talento humano:

   • Gestionar procesos de selección, vinculación, permanencia y desvinculación de empleados y colaboradores.
   • Administrar la relación laboral o contractual, incluyendo nómina, seguridad social, beneficios y obligaciones legales.
   • Controlar el cumplimiento de políticas internas, reglamentos y procedimientos.
   • Garantizar la seguridad y adecuada gestión de los recursos humanos de la compañía.

6. Finalidades administrativas, contables y fiscales:

   • Cumplir con obligaciones contables, tributarias, fiscales y financieras.
   • Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales o de control, cuando exista obligación legal.
   • Conservar información para efectos históricos, estadísticos, de auditoría o control interno, cuando sea legalmente procedente.

7. Finalidades de comunicación y relacionamiento:

   • Enviar comunicaciones institucionales, informativas, operativas y administrativas relacionadas con la actividad de la compañía.
   • Compartir información relevante sobre cambios en políticas, condiciones contractuales o aspectos operativos.
   • Realizar encuestas de satisfacción, medición de calidad del servicio y análisis de experiencia del usuario.
   • Informar a los titulares sobre productos, servicios, soluciones tecnológicas, funcionalidades, actualizaciones, eventos, contenidos, promociones o novedades ofrecidas por ANALYTICS ALPHA GROUP S.A.S.
   • Realizar actividades de mercadeo, publicidad y prospección comercial relacionadas con los servicios y soluciones desarrolladas o comercializadas por la compañía.
   • Enviar comunicaciones comerciales, promocionales o informativas a través de medios físicos o electrónicos, incluyendo correo electrónico, mensajería instantánea, llamadas telefónicas o plataformas digitales, siempre conforme a la autorización otorgada por el titular.
   • Analizar hábitos de uso, preferencias e interacciones de los titulares con fines estadísticos, de segmentación y mejora de las estrategias comerciales y de comunicación.
   • Medir la efectividad de campañas publicitarias, acciones de marketing y estrategias de relacionamiento comercial.
   • Gestionar actividades de fidelización, retención de clientes y fortalecimiento de la relación comercial.

8. Finalidades de seguridad de la información:

   • Implementar mecanismos de autenticación, control de accesos y gestión de incidentes de seguridad.
   • Prevenir, detectar e investigar actividades sospechosas, fraudulentas o contrarias a la ley o a las políticas internas.
   • Realizar copias de seguridad, recuperación de información y continuidad del negocio.

Los datos personales recolectados por ANALYTICS ALPHA GROUP S.A.S. serán sometidos a las operaciones y actividades necesarias para el desarrollo de su objeto social y la correcta prestación de sus servicios, en los términos autorizados por el titular y conforme a la normativa vigente.

En particular, el tratamiento de los datos personales podrá comprender, de manera enunciativa y no limitativa, las siguientes operaciones:

• Recolección, a través de medios físicos, electrónicos, digitales o tecnológicos, directamente del titular o por medio de fuentes legítimas.
• Almacenamiento, en bases de datos físicas o digitales, propias o administradas por terceros autorizados, bajo medidas razonables de seguridad de la información.
• Uso, para la ejecución de actividades operativas, administrativas, técnicas, contractuales y comerciales relacionadas con la actividad de la compañía.
• Circulación y transmisión, cuando sea necesario compartir los datos con terceros autorizados, proveedores de servicios o aliados estratégicos, en los términos de la presente política y de la normativa aplicable.
• Actualización, modificación y corrección, con el fin de mantener la información veraz, completa y actualizada.
• Consulta y análisis, para fines operativos, estadísticos, técnicos y de control interno.
• Supresión, eliminación, bloqueo o anonimización, cuando se haya cumplido la finalidad del tratamiento, se revoque la autorización o no exista un deber legal o contractual que justifique su conservación.

9.2. Autorización de tratamiento de datos personales del titular.

La autorización del titular constituye el presupuesto jurídico esencial que habilita el tratamiento de datos personales y garantiza el respeto de los principios de legalidad, libertad y transparencia previstos en la normativa vigente sobre protección de datos personales. En virtud de lo anterior, ANALYTICS ALPHA GROUP S.A.S. realiza el tratamiento de datos personales únicamente cuando cuenta con la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo en los eventos expresamente exceptuados por la ley.

La autorización permite a la compañía recolectar, almacenar, usar, circular y, en general, tratar datos personales en desarrollo de su actividad empresarial y de la prestación de sus servicios tecnológicos, dentro de los límites establecidos por la normatividad aplicable y conforme a las presentes políticas de tratamiento de datos. Dicha autorización deberá será obtenida por medios que permiten su consulta posterior y que garantice la verificación de la manifestación de voluntad del titular.

Al momento de solicitar la autorización, ANALYTICS ALPHA GROUP S.A.S. informará de manera clara y expresa al titular, como mínimo, el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, el carácter facultativo de la respuesta cuando se trate de datos personales sensibles, los derechos que le asisten como titular y la identificación y datos de contacto del responsable del tratamiento. Esta información se suministrará de forma previa o concurrente a la recolección de los datos, asegurando que el consentimiento sea libre, informado y verificable. En todo caso, la información dispuesta de forma enunciativa en el presente acápite, se presentará de manera particularizada en los apartados correspondientes de la presente política de tratamiento de datos personales.

En desarrollo de los principios de libertad y necesidad, la recolección de datos personales se limitará a aquellos que resulten pertinentes y adecuados para el desarrollo de la relación con el titular y para la operación de los servicios ofrecidos por la ANALYTICS ALPHA GROUP S.A.S., sin que, salvo disposición legal en contrario, puedan ser recolectados o tratados datos personales sin la correspondiente autorización.

La autorización del Titular no será exigible en los casos en que el tratamiento recaiga sobre: i) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; ii) datos de naturaleza pública; iii) situaciones de urgencia médica o sanitaria; iv) información cuyo tratamiento esté autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, o datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

ANALYTICS ALPHA GROUP S.A.S. adoptará los procedimientos necesarios para solicitar la autorización a más tardar en el momento de la recolección de los datos personales y para garantizar su conservación y consulta posterior. En caso de presentarse cambios sustanciales en las políticas de tratamiento que puedan afectar el contenido de la autorización otorgada, la Compañía informará oportunamente al titular y, cuando la normativa lo exija, solicitará una nueva autorización.

Frente a las formas de obtener la autorización del tratamiento de datos personales, serán las siguientes:

• Por escrito, cuando el dato personal se obtenga por este medio. Esta autorización se evidenciará a través de los formatos, formularios, anexos de documentos, cláusulas contractuales, entre otros.

• De forma oral, cuando se comunique y acepte expresamente el consentimiento de las personas (en este caso se deberá dejar evidencia de esta comunicación). Este tipo de autorización se dan en conversaciones telefónicas, eventos masivos, entrevistas, entre otros.

• De manera inequívoca, cuando se indique, comunique o avise de manera expresa que la ejecución de una acción por parte del titular de los datos frente a la compañía implica la aceptación de la política de tratamiento de datos personales y da su autorización para este fin. De manera particular, pero no exclusiva, el registro y uso de las soluciones tecnológicas ofrecidas por nuestra parte como; por ejemplo; BISapient el cual presenta un aviso de aceptación de “Términos y Condiciones” y la presente “Política de Tratamiento de Datos Personales”, aceptación sin la cual no es posible completar el registro, se catalogará como una conducta inequívoca que permite inferir el otorgamiento de la autorización de tratamiento de datos.

  La empresa mantiene evidencia de aceptación de Términos y Condiciones como parte del proceso de registro de usuarios en la plataforma. Dicha aceptación se respalda mediante un evento de registro, el cual queda asociado a datos del usuario y un timestamp (marca de tiempo) que permite demostrar trazabilidad sobre la creación de la cuenta. Este mecanismo soporta auditoría funcional sobre el ciclo de vida del usuario y el tratamiento de información dentro de la plataforma.

En caso de obtenerse la autorización de manera física, los formatos deben: i) ser lo suficientemente claros; ii) archivarse, física y electrónicamente, de una manera ordenada que permita su fácil ubicación e identificación de quien autorizó, la fecha y el lugar en que se diligenció; iii) la imagen debe ser de alta resolución que permita su eventual reproducción y análisis grafológico mediante imagen de alta resolución. La firma del titular debe ser ubicada posterior a la autorización.

En caso de obtenerse la autorización de manera electrónica, los formatos deben: i) ser lo suficientemente claros; ii) tener plenamente identificado a quien autoriza, de tal manera que se permita tener la certeza de con quien se realiza la transacción; iii) archivarse electrónicamente, de una manera ordenada que permita su fácil ubicación e identificación de quien autorizó, la fecha y el lugar en que se diligenció (Dirección, página Web, dirección IP, entre otros); iv) la imagen debe ser de alta resolución que permita su eventual reproducción y análisis grafológico mediante imagen de alta resolución que permita su eventual reproducción y análisis grafológico.

En caso de obtenerse la autorización de manera telefónica la llamada debe: i) ser grabada íntegramente; ii) tener plenamente identificado a quien autoriza; iii) archivarse electrónicamente, de una manera ordenada que permita su fácil ubicación e identificación de quien autorizó, la fecha y el lugar en que se diligenció.

Para el caso particular de los datos personales catalogados como datos personales sensibles, se ha de contar con la autorización expresa del titular de la información, caso en el cual se informará al titular que por la naturaleza de dichos datos no estará obligado a autorizar su tratamiento y se informará al titular de forma explicita y previa, cuales datos personales serán objeto del tratamiento junto con su finalidad. En todo caso, en la presente política se encontrarán los datos sensibles objeto de tratamiento y los fines para el mismo.

9.3. Vigencia de autorización de datos personales.

La autorización otorgada por el Titular para el tratamiento de sus datos personales tendrá una vigencia acorde con las finalidades para las cuales dichos datos fueron recolectados y tratados, y, en términos generales, se mantendrá durante el tiempo en que subsista la relación jurídica, contractual, comercial, laboral o de cualquier otra naturaleza entre el Titular y ANALYTICS ALPHA GROUP S.A.S.

Una vez finalizada la relación que dio origen al tratamiento, los datos personales podrán conservarse por el término necesario para:

• Dar cumplimiento a obligaciones legales, contables, tributarias, contractuales o regulatorias aplicables.
• Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales o de control.
• Ejercer o defender derechos en procesos judiciales, administrativos o extrajudiciales.
• Conservar información con fines históricos, estadísticos o de auditoría interna, cuando sea legalmente procedente.
• Garantizar la continuidad operativa, la seguridad de la información y la trazabilidad de las operaciones realizadas.

En el caso de las finalidades relacionadas con publicidad, mercadeo y comunicaciones comerciales, la autorización se mantendrá vigente hasta tanto el titular no revoque expresamente su consentimiento o solicite la supresión de sus datos para dichas finalidades, sin perjuicio de que los datos puedan seguir siendo tratados para otras finalidades legítimas y autorizadas.

Una vez cumplidas las finalidades del tratamiento y vencidos los términos de conservación legalmente exigibles, ANALYTICS ALPHA GROUP S.A.S. procederá a la supresión, anonimización o bloqueo de los datos personales, según corresponda, aplicando medidas técnicas y administrativas razonables que garanticen la protección de la información.

La revocatoria de la autorización y la solicitud de supresión de datos se tramitarán conforme a los procedimientos establecidos en la presente política y a la normativa vigente, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación inmediata.

9.4. Derechos del titular.

En el marco del tratamiento de datos personales y en observancia de los principios de legalidad, transparencia y respeto por los derechos fundamentales, ANALYTICS ALPHA GROUP S.A.S. reconoce y garantiza a los titulares de la información el ejercicio pleno y efectivo de los derechos que les asisten respecto de sus datos personales.

Este acápite establece los derechos que pueden ejercer los titulares frente al tratamiento de su información, así como las condiciones generales para su reconocimiento, en concordancia con la normativa vigente y con lo dispuesto en la presente política de tratamiento de datos personales.

El ejercicio de estos derechos permite a los titulares mantener el control sobre su información personal, conocer cómo está siendo tratada, solicitar su actualización, corrección o supresión cuando sea procedente, y revocar la autorización otorgada, garantizando en todo momento un tratamiento responsable, seguro y acorde con las finalidades informadas.

Son derechos del titular de datos personales:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

• Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

9.5. Datos personales recopilados.

En desarrollo de su actividad empresarial y con el fin de cumplir las finalidades autorizadas por los titulares, ANALYTICS ALPHA GROUP S.A.S. recopila y trata datos personales de manera lícita, limitada y proporcional, atendiendo a la naturaleza de la relación que se establezca con cada titular y a los principios que rigen la protección de datos personales.

La recolección de datos personales se limita a aquella información que resulte pertinente, adecuada y necesaria para el desarrollo de las finalidades del tratamiento, evitando la recopilación de datos innecesarios o desproporcionados. En todo caso, los datos personales serán tratados conforme a la autorización otorgada por el titular, a la normativa vigente y a lo dispuesto en la presente Política.

Los datos personales que se indican a continuación se relacionan de manera enunciativa y no taxativa, y podrán variar según el tipo de titular, el servicio contratado, la interacción con las plataformas tecnológicas o la relación jurídica que se mantenga con ANALYTICS ALPHA GROUP S.A.S.

De acuerdo con las finalidades del tratamiento, ANALYTICS ALPHA GROUP S.A.S. podrá recopilar, entre otros, los siguientes datos personales:

1. Datos de identificación:

   • Nombres y apellidos.
   • Tipo y número de documento de identificación.
   • Razón social, NIT y datos de identificación del representante legal (cuando aplique).
   • Firma física o electrónica.

2. Datos de contacto:

   • Dirección física y de correspondencia.
   • Dirección de correo electrónico.
   • Número de teléfono fijo y/o móvil.
   • Datos de contacto institucional o corporativo.

3. Datos laborales y profesionales:

   • Cargo, profesión, ocupación o actividad económica.
   • Información relacionada con la relación laboral o contractual.
   • Datos de contacto laboral.
   • Historial de vinculación contractual o profesional con la compañía.

4. Datos comerciales y contractuales:

   • Información relacionada con la contratación de servicios o licencias de software.
   • Historial de transacciones, facturación, pagos y renovaciones.
   • Información necesaria para la ejecución y gestión de contratos.
   • Datos asociados al uso de las plataformas y servicios contratados.

5. Datos técnicos y de uso de plataformas:

   • Credenciales de acceso y autenticación (usuarios, contraseñas en formato cifrado u otros mecanismos seguros).
   • Registros de acceso, uso, interacción y actividad dentro de las plataformas tecnológicas.
   • Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo y otros datos técnicos asociados al uso de los servicios.
   • Registros de incidencias, soporte técnico y trazabilidad operativa.

6. Datos contables, fiscales y financieros:

   • Información necesaria para el cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y fiscales.
   • Datos asociados a documentos electrónicos, registros contables y reportes financieros suministrados por el cliente o procesados a través de las soluciones tecnológicas.
   • Información requerida para la interacción con entidades públicas o autoridades competentes, cuando aplique.

7. Datos para fines de comunicación, mercadeo y publicidad:

   • Preferencias de contacto.
   • Información relacionada con campañas, comunicaciones comerciales y actividades de mercadeo, cuando exista autorización.
   • Registros de interacción con contenidos informativos o promocionales.

Igualmente, se recopilará cualquier otro dato personal que resulte necesario para el desarrollo de las finalidades autorizadas y que sea suministrado voluntariamente por el titular o requerido en el marco de una relación legítima con la compañía.

9.6. Datos personales sensibles.

Para efectos de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, se entienden por datos personales sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, de conformidad con la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

El tratamiento de este tipo de datos exige un nivel reforzado de diligencia, protección y cuidado, razón por la cual ANALYTICS ALPHA GROUP S.A.S. adopta medidas especiales orientadas a garantizar el respeto por los derechos fundamentales de los titulares, así como el cumplimiento estricto de los principios que rigen el tratamiento de datos personales.

En el desarrollo de su objeto social y de las finalidades del tratamiento previamente establecidas, ANALYTICS ALPHA GROUP S.A.S. no requiere de manera ordinaria la recolección ni el tratamiento de datos personales sensibles.

No obstante, en aquellos eventos excepcionales en los que, por la naturaleza de la relación con el Titular o por exigencias legales o contractuales, sea necesario tratar datos personales sensibles, dicho tratamiento se realizará bajo las siguientes condiciones:

• El tratamiento se efectuará únicamente cuando exista autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo en los casos expresamente exceptuados por la ley.
• El Titular será informado de manera clara que el suministro de datos sensibles es facultativo y que no está obligado a autorizar su tratamiento.
• Los datos sensibles serán tratados exclusivamente para las finalidades legítimas y estrictamente necesarias que justifiquen su recolección.
• Se implementarán medidas técnicas, administrativas y organizativas reforzadas que garanticen un nivel de seguridad adecuado, atendiendo a la naturaleza de este tipo de información.
• El acceso a los datos sensibles se limitará únicamente a las personas o áreas que requieran conocerlos para el cumplimiento de sus funciones.

En ningún caso ANALYTICS ALPHA GROUP S.A.S. condicionará la prestación de sus servicios, el acceso a sus soluciones tecnológicas o la celebración de relaciones contractuales al suministro de datos personales sensibles, salvo cuando dichos datos sean indispensables y exista una base legal que lo permita.

9.7. Datos personales de menores de edad.

La normativa en materia de datos personales establece condiciones adicionales para dotar de mayor protección a aquella información que pueda afectar los aspectos más vulnerables del individuo y de la sociedad, toda vez que la facilidad para compartir la información puede provocar consecuencias irreversibles para los titulares de los datos.

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.2.9. del Decreto 1074 de 2015, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, salvo que se trate de datos de naturaleza pública y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

• Responda y respete al interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

9.8. Proveedores de servicios.

Para el adecuado desarrollo de su actividad empresarial y la correcta prestación de sus servicios, ANALYTICS ALPHA GROUP S.A.S. podrá transferir y/o transmitir datos personales a terceros que actúan como proveedores de servicios, aliados tecnológicos o contratistas, en la medida en que dicha transferencia o transmisión resulte necesaria para el cumplimiento de las finalidades autorizadas.

Estos terceros podrán incluir, entre otros, proveedores de infraestructura tecnológica, servicios de alojamiento en la nube, procesamiento de información, soporte técnico, analítica, seguridad de la información, servicios contables, administrativos, de comunicaciones, mensajería, mercadeo, atención al cliente y demás servicios relacionados o complementarios a las soluciones ofrecidas por la compañía.

Las transferencias o transmisiones de datos personales que se realicen con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente política se encontrarán amparadas por lo dispuesto en esta Política en materia de información al titular, opciones de elección y ejercicio de derechos, así como por los acuerdos, contratos y demás instrumentos jurídicos celebrados con los proveedores y con los Clientes, en los cuales se establecen obligaciones de confidencialidad, seguridad y cumplimiento de la normativa aplicable en materia de protección de datos personales.

En todo caso, ANALYTICS ALPHA GROUP S.A.S. procurará que los proveedores de servicios traten los datos personales exclusivamente conforme a las instrucciones impartidas, para las finalidades autorizadas y bajo estándares razonables de seguridad de la información, adoptando las medidas necesarias para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales.

9.9. Seguridad de los datos personales.

La gestión de la información asociada a datos personales se realiza bajo principios de confidencialidad, integridad, disponibilidad y trazabilidad. Los activos documentales que contienen información personal (por ejemplo: registros de usuarios, evidencias de aceptación de términos, documentación contractual y comunicaciones de soporte) se administran bajo controles de acceso y organización interna, con el objetivo de asegurar que únicamente personal autorizado pueda consultarlos o tratarlos.

La información se clasifica de forma general en categorías internas (principalmente Interno y Confidencial). El acceso a cada recurso se encuentra restringido y se gestiona mediante una matriz de roles que define los permisos sobre datos, documentos y componentes del sistema. Este enfoque permite la aplicación del principio de mínimo privilegio, asegurando que cada persona tenga acceso únicamente a lo requerido por sus funciones.

En el caso de información documental, la organización y custodia se realiza principalmente a través de repositorios corporativos en la nube, manteniendo estructuras y permisos controlados por la compañía.

La documentación y archivos que soportan procesos internos y operativos se custodian en un repositorio corporativo centralizado (Drive corporativo). Los permisos de acceso se otorgan en función del rol, el alcance del cargo y la necesidad operativa, reduciendo el riesgo de exposición no autorizada. De forma complementaria, las herramientas corporativas utilizadas por el equipo se registran utilizando correo corporativo, lo cual asegura trazabilidad y control administrativo central.

La empresa aplica controles de autenticación y administración de accesos acordes con un estándar mínimo de seguridad. Se mantienen políticas corporativas de contraseñas para el acceso a sistemas y herramientas internas, y se prioriza el uso de mecanismos reforzados (por ejemplo, factores adicionales de autenticación) en accesos críticos. La administración de roles y permisos se integra con el modelo de operación del equipo, asegurando separación de funciones y trazabilidad de acceso.

El acceso a las plataformas se realiza exclusivamente mediante canales seguros, utilizando HTTPS para proteger la información en tránsito. Adicionalmente, la infraestructura operativa se apoya en servicios administrados en la nube, los cuales incorporan mecanismos estándar de protección y cifrado en reposo para los datos almacenados, de acuerdo con prácticas comunes del proveedor de infraestructura utilizado.

La compañía implementa prácticas de continuidad operativa orientadas a minimizar pérdida de información y asegurar disponibilidad. Como parte del ciclo de desarrollo, se realizan pruebas y validaciones previas a la liberación de cambios hacia producción de sus soluciones tecnológicas. Estas pruebas reducen el riesgo de indisponibilidad, errores de procesamiento y afectación sobre la información tratada, y sirven como control preventivo en el marco del aseguramiento de calidad.

10.1. Área responsable de la atención a peticiones, consultas, reclamos y tratamiento de datos personales.

ANALYTICS ALPHA GROUP S.A.S. ha asignado al área de tecnología y soporte la responsabilidad de coordinar, administrar y ejecutar de manera integral el tratamiento de los datos personales al interior de la organización, así como de apoyar y gestionar la seguridad de la información, en concordancia con su estructura operativa y su modelo de funcionamiento.

Esta área es responsable del cumplimiento y correcta aplicación de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, de la asunción de las obligaciones derivadas de la normativa vigente y de actuar como garante del ejercicio efectivo de los derechos de los titulares, incluyendo la atención de peticiones, consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales.

En desarrollo de sus funciones, el área de tecnología y soporte tiene a su cargo la implementación, mantenimiento y supervisión de las medidas técnicas, administrativas y organizativas orientadas a garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y trazabilidad de la información, así como la adecuada administración de los accesos a los sistemas, plataformas, repositorios documentales y demás activos que contengan datos personales.

Así mismo, esta área participa en la asignación, gestión y control de roles y permisos de acceso, asegurando que el tratamiento de los datos personales se realice exclusivamente por personal autorizado, conforme al principio de mínimo privilegio y de acuerdo con las funciones y responsabilidades de cada cargo.

De igual forma, el área de tecnología y soporte gestiona y apoya los procesos internos asociados al tratamiento de datos personales, incluyendo la atención y gestión de incidentes de seguridad de la información, la administración de accesos, el soporte técnico requerido para el ejercicio de los derechos de los titulares y la aplicación de las medidas de seguridad definidas por la compañía.

Sin perjuicio de lo anterior, todos los socios, empleados, contratistas y terceros que actúen en nombre de ANALYTICS ALPHA GROUP S.A.S. están obligados a cumplir las disposiciones de la presente política, las instrucciones impartidas y las buenas prácticas de seguridad de la información, dentro del alcance de sus funciones y responsabilidades.

10.2. Información de contacto.

A través de los siguientes canales de contacto, los titulares de la información podrán presentar peticiones, consultas y reclamos, así como ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, y revocar la autorización otorgada para su tratamiento, en los términos establecidos por la ley y la presente Política.

• Correo electrónico: contacto@bisapient.com
• Teléfono: 305 378 6050
• Dirección: Carrera 82C 30ª 105 BL 6 AP 1003 (Medellín – Antioquia).

10.3. Procedimiento de consultas y reclamos.

El presente apartado establece el procedimiento para la atención de consultas y reclamos formulados por los titulares de los datos personales.

• Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en nuestras bases de datos. El área de tecnología y soporte suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

  La consulta se formulará por el medio a través de los medios de contacto establecidos en la presente política, en todo caso, se guardará soporte de la solicitud elevada por los titulares o sus causavientes.

  La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  Cómo mínimo, la consulta deberá ir acompañada de:

  • Nombres y apellidos del titular y/o su representante y/o causavientes.
  • La información que se pretende consultar.
  • Dirección física, electrónica y teléfono de contacto.
  • Copia legible del documento de identificación que permita la validación de la identidad del titular.
  • Poder expedido por el titular de la información (en caso de que aplique)

• Reclamos: El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en ley, podrán presentar un reclamo ante el área de tecnología y soporte el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a los medios brindados por la compañía en el acápite de “información de contacto”, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

  En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

  Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

  El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  Cómo mínimo, el reclamo deberá ir acompañada de:

  • Nombres y apellidos del titular y/o su representante y/o causavientes.
  • La información que se pretende consultar.
  • Dirección física, electrónica y teléfono de contacto.
  • Copia legible del documento de identificación que permita la validación de la identidad del titular.
  • Poder expedido por el titular de la información (en caso de que aplique)

10.4. Borrado seguro de la información.

La compañía cuenta con un procedimiento interno para la gestión de solicitudes relacionadas con la supresión de datos personales, el cual se activa previa solicitud expresa del titular de la información, cuando han desaparecido o dejado de ser necesarios los fines para los cuales fueron recolectados los datos, o cuando se presente la pérdida de vigencia o la revocatoria de la autorización para el tratamiento de datos personales, siempre que no exista un deber legal o contractual que exija su conservación.

Dicho procedimiento comprende, como mínimo, las etapas de recepción de la solicitud, validación de su procedencia, ejecución del procedimiento técnico correspondiente y conservación de la evidencia del proceso, con el fin de asegurar trazabilidad y control interno.

La eliminación de la información se realizará de manera definitiva, irreversible y sin conservación de soportes, de tal forma que no sea posible su recuperación posterior por ningún medio técnico, lógico o físico. Según la naturaleza de los datos, el tipo de sistema o repositorio y el alcance de la solicitud, la supresión podrá ejecutarse mediante mecanismos de eliminación lógica o eliminación física, cuando aplique, garantizando en todos los casos que la información no permanezca accesible, reutilizable o reconstruible, y manteniendo la consistencia operativa y la adecuada gestión de riesgos.

13.1. Procesos de formación y capacitación.

ANALYTICS ALPHA GROUP S.A.S. implementa un proceso continuo de formación y capacitación en materia de tratamiento de datos personales y seguridad de la información, orientado a garantizar que todas las personas que intervienen en el diseño, operación, soporte, administración y uso de sus soluciones tecnológicas comprendan y apliquen adecuadamente las obligaciones legales, los principios del régimen de protección de datos personales y las disposiciones internas establecidas en la presente Política.

El proceso de formación y capacitación se desarrolla conforme a las siguientes etapas y lineamientos:

• Identificación de roles y niveles de exposición a datos personales: La compañía identifica los distintos perfiles y roles que, por razón de sus funciones, tienen acceso directo o indirecto a datos personales (por ejemplo: desarrollo, soporte técnico, operaciones, atención al cliente, administración, comercial y dirección).

  Con base en dicha identificación, se define el nivel de profundidad y especialización de la capacitación requerida, atendiendo al principio de mínimo privilegio y a la naturaleza de los datos tratados.

• Inducción inicial obligatoria: Toda persona que ingrese a la organización y que, en el desarrollo de sus funciones, pueda tener acceso a datos personales o a sistemas que los contengan, recibe una capacitación inicial obligatoria que comprende, como mínimo:

  • Principios y definiciones del régimen de protección de datos personales.
  • Obligaciones del responsable y deberes del personal autorizado.
  • Uso adecuado de los sistemas, plataformas y repositorios corporativos.
  • Manejo seguro de credenciales, accesos y activos de información.
  • Consecuencias legales, contractuales y disciplinarias derivadas del uso indebido de la información.

• Capacitación periódica y actualización normativa: La compañía desarrolla jornadas de capacitación periódicas, orientadas a:

  • Reforzar el cumplimiento de la Política de Tratamiento de Datos Personales.
  • Actualizar al personal frente a cambios normativos, regulatorios o jurisprudenciales relevantes.
  • Socializar ajustes en los procedimientos internos, medidas de seguridad o modelos operativos que impacten el tratamiento de datos personales.

  Estas capacitaciones podrán realizarse mediante sesiones virtuales o presenciales, materiales digitales, guías internas, comunicaciones corporativas o herramientas de autoformación.

• Capacitación específica por función: Adicionalmente, se implementan capacitaciones focalizadas para áreas con un mayor nivel de exposición o responsabilidad sobre el tratamiento de datos personales, tales como:

  • Equipos de tecnología y desarrollo de software.
  • Soporte técnico y atención al cliente.
  • Administración y gestión contractual.

  Estas capacitaciones abordan temas específicos como control de accesos, manejo de incidentes de seguridad, transferencia internacional de datos, gestión de solicitudes de titulares y buenas prácticas.

• Sensibilización en seguridad de la información: Como parte integral del proceso, la compañía promueve acciones permanentes de sensibilización en materia de seguridad de la información, orientadas a prevenir riesgos asociados a fugas de información, accesos no autorizados, errores humanos y uso indebido de los sistemas, incluyendo recomendaciones prácticas sobre:

  • Protección de contraseñas y credenciales.
  • Uso seguro de dispositivos y herramientas corporativas.
  • Identificación de incidentes o eventos de seguridad y su reporte oportuno.

• Registro y evidencia del proceso de capacitación: La compañía conserva evidencia razonable de las actividades de formación y capacitación realizadas, tales como registros de asistencia, constancias, materiales compartidos o comunicaciones internas, como parte de su sistema de cumplimiento y trazabilidad.

• Responsabilidad individual y compromiso de cumplimiento: La participación en los procesos de formación y capacitación no exime de responsabilidad a quienes intervienen en el tratamiento de datos personales. Cada socio, empleado, contratista o tercero es responsable de aplicar en su actuar diario los conocimientos adquiridos y de cumplir las disposiciones legales, contractuales y corporativas en materia de protección de datos personales y seguridad de la información.

13.2. Seguimiento, monitoreo y mejora continua.

ANALYTICS ALPHA GROUP S.A.S. adopta un enfoque de seguimiento, monitoreo y mejora continua sobre la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, con el propósito de asegurar su efectiva implementación, cumplimiento normativo y adecuación permanente a la evolución de su modelo de negocio, sus soluciones tecnológicas y el marco legal aplicable.

En desarrollo de este enfoque, la compañía establece los siguientes lineamientos:

• Seguimiento al cumplimiento de la Política: La empresa realiza actividades de seguimiento interno orientadas a verificar que el tratamiento de los datos personales se lleve a cabo conforme a las disposiciones establecidas en la presente política, los procedimientos internos y la normatividad vigente.

  Dicho seguimiento incluye la verificación del cumplimiento de deberes por parte de las áreas, colaboradores y terceros autorizados que intervienen en el tratamiento de datos personales.

• Monitoreo de riesgos asociados al tratamiento de datos personales: La compañía identifica y monitorea de forma periódica los riesgos asociados al tratamiento de datos personales, teniendo en cuenta la naturaleza de la información tratada, los sistemas utilizados, los accesos autorizados y los procesos operativos.

  Este monitoreo permite detectar oportunamente situaciones que puedan comprometer la confidencialidad, integridad, disponibilidad o trazabilidad de la información, y adoptar medidas preventivas o correctivas cuando sea necesario.

• Evaluación y mejora de controles: Con base en los resultados del seguimiento, el monitoreo de riesgos y la gestión de incidentes, la compañía revisa de manera periódica la eficacia de las medidas técnicas, administrativas y organizativas implementadas para la protección de los datos personales.

  Cuando se identifiquen oportunidades de mejora, se adoptarán ajustes razonables a los procedimientos, controles y prácticas internas, procurando la mitigación de riesgos y el fortalecimiento del cumplimiento.

• Cultura de cumplimiento y responsabilidad: El seguimiento y la mejora continua de la Política se fundamentan en una cultura organizacional orientada al cumplimiento, la responsabilidad y el uso adecuado de la información.

  Todos los socios, empleados, contratistas y terceros que actúen en nombre de ANALYTICS ALPHA GROUP S.A.S. deben colaborar activamente con los procesos de seguimiento y mejora, reportando oportunamente situaciones de riesgo o incumplimiento y adoptando las buenas prácticas definidas por la compañía.